La loi du 1er juillet 1901 est totalement muette sur les obligations en matière de comptabilité, et il n’existe pas d’obligations légales générales imposant à toutes les associations de tenir une comptabilité.
Toutefois, la tenue d’une comptabilité est :
– obligatoire pour certaines catégories d’associations, d’activités, de modes de financement, etc. et ce, en vertu de dispositions d’origine légale ou réglementaire, statutaires, conventionnelles (conventions de financement, notamment) ;
– très vivement conseillée pour toute association. Dans la pratique, aucune association ne saurait valablement fonctionner sans un minimum d’organisation comptable ne serait-ce qu’en cas de contrôle fiscal éventuel, où l’association devra fournir les preuves de toutes ces opérations comptables. En l’absence d’obligations légales, les comptes sont alors tenus et présentés dans des conditions que se fixe librement l’association au sein de ses statuts, mais qui ont tout intérêt à être adaptées aux activités et aux ressources de l’association.
Les dirigeants, et plus particulièrement le trésorier, doivent rendre compte de leurs actes de gestion, notamment dans le domaine financier. Seule une comptabilité tenue avec clarté et rigueur permettra d’apporter cette information patrimoniale et financière. Ce sont donc les statuts de l’association qui, en premier lieu, détermineront les responsabilités et les obligations comptables de l’association à l’égard de ses propres membres.
Des obligations spécifiques
Il existe certaines obligations pour des catégories d’associations bien définies :
- Les associations bénéficiant de financements publics. Une association qui perçoit des financements publics est généralement tenue en retour de donner au financeur des garanties en matière de gestion et de transparence financière ;
- L’obligation légale d’information des habitants d’une commune. Dans les communes de plus de 3 500 habitants, les associations au bénéfice desquelles la commune a garanti ou versé une subvention supérieure à 75 000 euros ou représentant plus de 50 % du budget de l’association doivent remettre chaque année leur bilan certifié conforme par le président, à la mairie. Ces documents sont joints au compte administratif de la commune. De plus, la mairie doit les mettre à la disposition du public.
- Les associations reconnues d’utilité publique.
- Les associations agréées par une autorité publique (agrément jeunesse, sport et éducation populaire notamment).
- Les associations soumises à réglementation comptable.
- Les organismes de formation.
- Les associations ayant une activité commerciale.
Les association qui reçoivent au moins 153 000 € des subventions publiques (sauf subvention européenne)
doivent nommer un commissaire aux comptes.
Quelle type de comptabilité adopter ?
Pour une association qui met en place une comptabilité sans y être légalement obligée, il est évident que la structure comptable sera fonction de la taille de l’association. Une petite association pourra se contenter de tenir un registre dépenses-recettes largement suffisant pour la comptabilisation des quelques opérations financières. Une comptabilité claire, simple, avec un livre de toutes les pièces comptables sous forme de classeur chronologique, sera donc tout à fait suffisante dans ce cas.
Par contre, pour une association d’une certaine importance, aux activités nombreuses et variées, occupant éventuellement du personnel salarié et comptant de nombreux adhérents et/ou usagers, la comptabilité sera beaucoup plus développée, allant même jusqu’à la tenue d’une comptabilité analytique ou à "partie double" avec l’élaboration d’un bilan et d’un compte de résultat.
On choisira donc le système comptable le mieux adapté aux besoins particuliers, cela pouvant aller d’une comptabilité générale manuelle à une comptabilité informatisée. Quelques outils comptables, simples permettent aux associations une prévision budgétaire sécurisée et fiable sans trop de complexité.
Les principes communs à toute bonne comptabilité
Dans tous les cas, il faudra veiller à tenir une comptabilité qui respecte les trois grands principes suivants :
PRUDENCE - RÉGULARITÉ - SINCÉRITÉ
La prudence est l’appréciation raisonnable des faits afin d’éviter le risque de transfert sur l’avenir d’incertitudes présentes susceptibles de grever le patrimoine et les résultats de l’association.
La régularité est la conformité aux règles et procédures en vigueur.
La sincérité est l’application, de bonne foi, de ces règles et procédures en fonction de la connaissance que les responsables des comptes doivent normalement avoir de la réalité et de l’importance des opérations, événements et situations.