COVID 19 - Organiser son AG pendant la crise sanitaire

Même durant la crise sanitaire, les associations doivent tenir leur assemblée générale conformément à ce qui est prévu dans leurs statuts.

L’assemblée générale est un moment important de la vie démocratique d’une association, qui participe en outre à son dynamisme. Elle permet par ailleurs de valider les différents rapports relatifs à l’année écoulée (rapport moral, rapport financier, rapport d’activité), qui sont pour certains exigés par les partenaires notamment financiers.

Cependant, la tenue des AG peut être rendue difficile au vu du contexte sanitaire.
C’est pourquoi, les ordonnances prises en application de la loi d’urgence covid-19 permettent aux responsables associatifs de reporter ou de modifier les modalités de tenue des réunions des instances associatives.

Nouveau !
Depuis le 3 décembre, il est également possible d’avoir recours à une consultation écrite des membres complétée par un vote par correspondance.
Exemple de procédure :
– envoyez à tous les membres (par exemple par mail) les différents rapports (moral, d’activité, financier), accompagné si possible de commentaires de la part des dirigeants qui les auraient présentés en présentiel ;
– joignez à votre envoi un bulletin de vote que les membres vous retourneront par mail ou par voie postale / vous pouvez également utiliser un logiciel pour procéder à des votes en ligne (exemples - attention, certains sont payants : framavox (libre - permet le vote à bulletin secret), loomio (libre - permet le vote à bulletin secret), balotilo, alphavote, neovote, gs vote, easyquorum, slib, etc.) ;
– envoyez ensuite à tous les membres un compte-rendu de la réunion avec le résultat des votes, signé par un dirigeant ;
– si des modifications liées aux dirigeants, aux statuts ou au siège social ont été votées, n’oubliez pas de les déclarer au greffe des associations.

Pour en savoir plus : Site du Ministère chargé de la vie associative

Comment organiser son AG en période de crise sanitaire ?

A partir du 15 décembre 2020, les AG peuvent se dérouler :

– à distance si l’organisation en présentiel ne permettrait pas de respecter ces mesures et gestes barrières,

– via une consultation écrite (nouvelle mesure entrée en vigueur au 3 décembre 2020 jusqu’au 31 juillet 2021),

– éventuellement en présentiel, mais uniquement si l’AG a un caractère obligatoire (en application d’une disposition légale, réglementaire ou statutaire) et si l’organisation à distance n’est pas possible (et en respectant les mesures et les gestes barrières).

Les deux paragraphes suivants vous apportent des précisions complémentaires sur les règles et obligations à respecter selon que l’AG se déroule à distance ou en présentiel.

Réunir ses instances statutaires à distance durant la crise sanitaire

Organisation des assemblées générales en présentiel

Schéma synthétisant les règles à respecter pour organiser son AG en présentiel :
Attention :
Actuellement (janvier 2021), les AG ne peuvent se tenir en présentiel que si :
– l’AG a un caractère obligatoire (en application d’une disposition légale, réglementaire ou statutaire)
– et si l’organisation à distance ou par voie de consultation écrite n’est pas possible